1) Кадровый специалист загружает и отправляет документ на подпись.
2) Руководитель получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
3) Сотрудник получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
4) Кадровый специалист получает уведомление о подписании. Процесс завершен, документ доступен для скачивания.

Документ, подписанный в КЭДО обладает такой же юридической силой, как и бумажный. Дублировать его на бумаге не нужно.

ФЗ-377:
внес изменения в ТК РФ, в части ЭДО в сфере трудовых отношений, ввел ст. 22.1-22.3 ТК РФ - ст. 22.1-22.3 ТК РФ основные статьи, устанавливающие отношения между работодателем и сотрудником в части КЭДО

ФЗ-63 «Об электронной подписи»:
установил понятие электронной подписи, ее типы и области применения

Приказ Минтруда 578н:
установил форматы кадровых документов в электронном виде

В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.

Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге:
1) приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
2) акт о несчастном случае на производстве;
3) документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
4) трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).

Подпись для организации:
Руководитель организации может подписывать кадровые документы УНЭП и УКЭП. Он может доверить право подписи кадровых электронных документов от лица компании ответственному сотруднику, например, кадровому специалисту или бухгалтеру. Для подписания ему понадобится УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД). МЧД оформляют на портале ФНС России. Чтобы оформить МЧД, нужна УКЭП руководителя.

Подпись для сотрудников:
Сотрудники могут подписывать документы ПЭП, УНЭП и УКЭП

Провайдеры:

1. Битрикс24 КЭДО
2. Госключ
3. Такском-Ручка

Маршрут документа:

Маршрут настраивается при отправке нового документа.
По умолчанию, маршрут от компании документа включает следующие этапы: Отправитель -  Согласующий - Заполняющий -  Представитель компании -  Сотрудник.
Маршрут от сотрудника: Сотрудник отправитель -  Согласующий -  Представитель компании

Подготовить и подписать ряд документов (ст. 22.2 ТК РФ):

1) Положение о КЭДО
2) Приказ о введении КЭДО
3) Уведомление о переходе на КЭДО
4) Согласие на применение КЭДО

Скачать шаблоны документов

Инструмент для работы с кадровыми документами доступен в главном меню Битрикс24, пункт «КЭДО + Госключ».

Работать HR специалисту с документами можно в режимах просмотра Канбан и Cписок. Сотрудник видит все свои документы в личной карточке сотрудника - удобное единое пространство.

Не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей для сотрудников: ПЭП уже доступна, УНЭП сотрудник получает самостоятельно и удаленно.

• Автоматическая отправка уведомлений

Специальный HR-бот сообщает о новых документах, изменении их статуса и отправляет напоминания в чат, откуда можно сразу перейти к подписанию. Роботы отслеживают действия сотрудников с документом, такие как согласование, заполнение и подписание, и автоматически перемещают карточку документа на соответствующую стадию в Канбане. Что позволит всегда быть в курсе текущих статусов документа.

• Шаблоны документов

Упрощают создание типовых документов, сокращают время на подготовку и исключают вероятность ошибок.

• Массовое подписание документов

Документ можно подписать одновременно с группой сотрудников, численностью до 10 000 человек. Это значительно упрощает процесс и экономит ваше время.

• Групповые чаты

в пару кликов объединяют участников подписания для обсуждения и обмена информацией. Например, можно быстро собрать всех, кто еще не подписал документ.

• Цифровые рабочие места

Можно добавить работу любого отдела, например, HR или бухгалтерии, — создать для них единое рабочее пространство, со своими настройками и инструментами.

• Интеграция КЭДО + 1С

— Подписывать кадровые документы в Битрикс24 с мгновенной передачей в 1С.
— Автоматически заполнять документы данными из 1С во время подписания.
— Создавать шаблоны документов и наполнять их данными из 1С.
— Синхронизировать расчетные листки и остатки отпусков, предоставляя сотрудникам доступ к нужной информации прямо в Битрикс24.

С ноября 2021 года (ТК РФ, ФЗ № 377-ФЗ) можно вести кадровые документы в электронном виде.

Подписанные документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 578н и доступны в Битрикс24 в виде ZIP-архива. Архив включает документ в формате PDF/A-1А, электронные подписи работодателя и сотрудника для подтверждения юридической целостности, а также описание в формате XML, соответствующее перечню, установленному приказом Минтруда. (перечень по приказу Минтруда).

• Соответствие требованиям 152-ФЗ
• Отсутствует трансграничная передача данных
• Размещение данных на территории РФ
• Комплекс мер безопасности

Обычно, процесс перехода на КЭДО включает следующие шаги:

1. Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать
2. Подготовить сотрудников (настройка подписания)
3. Подготовьте внутренние документы для запуска КЭДО
4. Сделать необходимые настройки (провайдера подписи, интеграция 1С, шаблоны документов)
5. Сформировать пилотную группу сотрудников и протестировать
6. Масштабирование на всех сотрудников.

Мы поможем вам в этом пути:

• позвонить+79129817800